大家好，我是家犬：
會開這個部落格，主要是因在為魔法遊行進行最後的歸檔中，想起過去自己辦活動前，曾在網路上尋找過only場籌備相關文章，然而，在網路上由前人撰寫，only活動籌辦相關文章，多半已經顯示找不到此頁面，不然就是辦活動距今已經相隔許久，有些資訊隨著年代推移而有所更動……等等
若是自己的經驗能夠被後面想要辦活動的有志之士拿來運用，真是再好不過了XD希望這個網誌能夠給想要籌辦活動的大家帶來收穫
當然，我不一定都是對，也可能因為我跟你想辦的活動性質、作品主題、受眾族群不同等等有所誤差……所以當當參考即可！
過去籌備活動如：
魔法遊行 petit party 2023.06.05（coomic場內only ‧ 圓山花博）
魔法遊行 2022.11.12（師大中正堂）
https://magicparade2022mhy.wixsite.com/mahotw
一、基本：
抱歉第一句話就很現實
對任何性質的活動而言，辦活動最重要的兩個絕對是時間與金錢。
先來說時間：
實體活動裡面最重要基本就是，要有場地才能舉辦活動。
而大型活動或是很夯的場地，建議在活動日的半年以前，就要確定卡位完成（舉例來說，花博112年6月就已經開始受理113年上半年檔期，如果是要辦花博等級的大活動，想必一定要趁早規畫）
加上前置調查作業，需要先透過噗浪/臉書等地方發布調查問卷（可先以偷偷說or開投票調查後，用google問卷蒐集詳細數據）
確定參與人數、攤位數量、整場活動的規模後，才進一步選場地的話，時間軸會再往前拉一~兩個月，合計籌備期要七至八個月會比較有點餘裕，而魔法遊行籌備期則是九個月左右。
再來是金錢：
辦活動的金錢最低門檻
請在沒有任何金錢壓力之下，拿出十萬，而且這十萬是要確保『就算拿不回來也不會影響到正常生活』的程度
十萬被我說是最低門檻的原因，在於光是中正堂的場租就會先扣四萬五（含進退場共借三時段）、劍潭青年活動中心群英堂十萬、集賢廳六萬，更大的舉凡花博或是三重體育館等等
小型活動場地(100坪/三時段)：典空間36000、瓶蓋工廠差不多快5萬，以上皆為2023年8月目前的資料，還請各位之後以官方網頁最新公告為準。
不同場地對於是否需要保證金或訂金、繳清費用的時間都不一定，有些場地可能需要繳交訂金、審核活動流程後，才會確定保留，所以在選擇場地前，如果對花費比較精打細算的人，也需要多多考量（一方面也是因為我還是學生，所以這塊抓得很緊）
10萬扣掉場租4.5萬後還有5.5萬，邀稿繪師畫主視覺要錢、印大會場刊要錢、保保險要錢、桌椅租借跟貨運要錢、發便當給STAFF也要錢
含一些場佈及雜支林林總總，10萬是一個有機會但如果稍不注意就會大力超越的門檻🥰…
（基本上是列一張表，但因為只有我一個人控管收支所以列的很隨便，算是錯誤示範XDDD
辦任何動漫活動都是一場時間與金錢與愛與自己的長期拉鋸戰
然後再問自己，你覺得自己對於作品的愛有辦法花費半年以上的時間，並且為此付出10萬（且不確定是否有辦法回收成本）嗎
不管是問七王爺也好、骰噗神讓自己安定也好，等到備妥之後就可以開始了
二、活動企劃書
在確定要辦活動後，就像手游農卡一樣，需要知道OO素材在哪一個地圖打的到、XX素材在打第幾關的掉落機率高
那活動企劃書就是將活動需要的資訊與素材一一先列出來，之後就會開始踏上農素材的旅程
像是基本的活動名稱、活動日期，而活動預估人數及社團數會影響到場地的選擇、活動流程、條列活動執行工期與排程，大致整理成一個概要：
活動調查問卷
上面是我當時發簡單的調查問卷，基本上確定是在北部，我想抓的資料就是參加者總人數、日期、攤位數、COSER數(估帳篷用)
意願調查除了時間外，也是順便調查攤位及COSER的大致比例，以便招募攤位及區域分配，換言之就是要知道除了自己同溫層外這個坑還有沒有其他人活著
順帶一提後來依照場刊最後發出去的數量，來場人數大概有300~350人左右，超越一開始的200分問卷，真的是非常感謝各位!
活動時間：
自己覺得辦活動的最佳時間點大致上是3-11月
且須避開CWT、FF等大場（像是當周或前後一周都避免），通常CWT活動規劃都有到明年，所以請務必去確認看看
大場與活動排太近，除了可能會讓參加者猶豫該去哪場，顧及到攤主可能要會要多通勤，甚至是北上擺攤，連兩周舉辦場次在體力上恐會吃不消
除了大場外，也需避開連假，可能會因為想規劃長途旅行而影響意願
再來可能納入考慮的：大學生期中期末、大考、檢定考；特殊情況則為選舉（而且由於選舉進而影響所有印製、桌椅類都要提早安排）
12月通常一周日檢、一周CWT、一周聖誕節一周跨年，加上12月已經是公司行號準備關帳跟結算，參加者比較沒有餘力準備，1月、2月中間卡大學生期末、高中學測、農曆新年、CWT紅包場
這三個月的周末排程都非常緊湊，所以也不太適合舉辦其他活動。
在選定完幾個OK的時間段後，就可以先放意願調查到噗浪上請求擴散（我自己是選定了時間段並在心中偷偷排順位，還好最後民意也是我所想的結果）
活動地點：
在調查表單到一個覺得可行的階段過後，透過表單填寫差不多可以掌握基本的數量，甚至可以調查大部分同好的居住地點，以便開始尋找場地
可以先去同人誌中心的同人活動頁面，查看目前還有哪些空間目前還有提供租借，及過往在空間舉辦的ONLY所能容納攤位數的大小
由於疫情或是租約，近幾年有一些空間的營運狀態有所改變，還是建議要先打電話去詢問
我們遇到的情況：師大中正堂在2020都還可以上去使用2樓做看台休息區，但今年因為2樓讓老師借放研究計畫的道具，在場勘才知道原來是不開放的，也不知道會不會再重新開放，對ONLY本體來說影響不大，但如果往後要籌備比較大型的ONLY的話，就會缺少2樓看台區的空間，需再考量是否應劃設一區空地給同好休息
活動主視覺/繪圖邀稿：
一個活動，尤其是同人活動，我想除了活動本身外，一個漂漂亮亮的門面，一定能夠讓活動更加完整及吸引人，即便自己可以從設計、繪製排版一條龍也好，邀稿委託他人也好，可能都是必經的過程
在這裡，我雖然會畫圖，但因畫圖對我來說消耗的心力時間&成本太高，除了活動LOGO操刀是自己的堅持(?)外，其他大部分都選擇外包給了自己認為當下最適合的繪師
故以下分享將會以邀稿為主
在邀稿前，個人習慣性會按每個繪師自己的風格分類，照委託需求先列出三個心中順位
舉例如主視覺>>>可能會需要製檔經驗，插畫的完整性
周邊邀稿項有魔法使們國別及組合角色的Q版貼紙，我可能就會直覺選擇本身就有開Q版委託或轉蛋類，對Q版較為上手的繪師，或是對該分組中比較會抓某幾個角色神韻的繪師；場刊及網頁用於提醒人的配圖須有吸睛效果，故挑選了表現力強及風格有一統性的繪師。
基於我的控制欲很強，所以一開始會盡量想清楚，把所有的資料及需求一併整理好後踏上戰場
但委託需要哪些資料？我該怎麼整理？
可以大致先從這封委託公版開始拆解（當然，一切都還是要以各位的活動性質為主）：
★【截稿週希望能訂於X月X日至X月Z日】
官方宣傳網站什麼時候公布？所有的圖片上架會花多久時間？有需要印宣傳單嗎？這些公開日期、印刷截稿日都與委託截稿週環環相扣。
然後請千萬千萬不要壓到最死線，尤其是有印刷需求甚至是要販售的稿件，最好送印前再保留一至兩週的緩衝空間
★1.總預算與結款流程
我自己習慣先一口價帶價及結款方式給繪師，若繪師本身就有開委託的話，也會依對方的結款方式走
帶價時考量依據如：這份檔案的大小、繪製用途、使用範疇、該活動規模、是否一稿多用等
也可以搭配邀稿平台clibo（ https://clibo.tw/）、噗浪tag#委託小幫手裡一些繪師製作的委託價目表，再依照上述考量疊加價位。
★2.完稿需求尺寸（如有特別需求EX.後加工、圖檔分層也建議事先說明）
因為預算有限，有時稿件可能需要一稿多用，所以須先確認這份檔案是否需要請會獅製作數個最終完稿尺寸？（像是一圖可能同時做官網/傳單/banner就會需要不同尺寸），或是事先再需求註明檔案可能會有不同用途，主辦這裡恐會自行再裁切或排版，需將背景人物裝飾等等各自分層（徵得繪師同意）
★3.委託所需元素
我控制欲很強，所以能夠畫圖的地方會盡量畫(幹)，如果對主視覺會其他稿件已經有明確風格或是腦中的image，請盡量給概說，越清楚越好，繪師文手設計師不會通靈
如果想法還沒這麼清楚，可先去PINTEREST或是P網找參考，用雲端資料夾或ppt啥的，把這些資料製作成IMAGE BOARD給繪師參考大致風格
https://www.pinterest.com/
ex.魔法使的約定是奇幻魔法架空世界→奇幻的/魔法的/華麗的/古典的...etc→可透過類似性質的動漫畫輕小說或其他劇場影視設計來尋找靈感（而非抄襲！）
更詳細內容可點開文件，由於委託的種類多且複雜，所以僅依自己及親友的經驗列出基本的委託流程
作為同好交流活動，想必只要出發點是為了辦好活動、讓大家都開心，抱著誠懇的心去委託，相信也不會被過於刁難！
宣傳網站：
社群網站中最方便辦的就是噗浪帳號，但如果還有辦法註冊的話，也很推薦推特噗浪雙管齊下管理，噗浪的優點即是整齊的河道，與優秀的搜尋系統，能夠比較輕鬆的確認資料，缺點是沒有演算法，如果您舉辦的only該作品恰好會比較多人使用到作品tag，很容易會被洗掉，而導致推撥能力受限
噗浪受限的推撥能力，則是推特的優點——演算法，方便推播，被轉發延續的時長與速度也會持續得比噗浪久
社群網站的功能是即時性宣傳，像weebly、wix等網站則是將前面社群網站發布過的訊息，好好整理起來，這部分可以參考其他only的網站、cwt或ff的網站看看大概需要什麼資料
最後一個是記得將活動登錄進同人誌中心，同人誌中心目前作為台灣最大的同人創作、活動消息統整的資訊站，只要放了，一定會有人看見ㄉ(
場內企劃
是否要辦理場內企劃應活動的規模、性質而異，場內企劃對於一個活動來說，或許不是必要，但好的場內企劃，可以為活動本體增添更多的樂趣，您可以先參考過去別的主辦在only場次，所規劃的小活動，大致上可以分為以下幾類：
➡️抽獎（民眾參與度：高；成本：低；人力：低）
➡️互動式闖關活動（民眾參與度：高；成本；中；人力：高）
➡️打卡贈禮（民眾參與度：中；成本：低；人力：低）
➡️塗鴉牆、留言板（民眾參與度：中；成本：低；人力：低）
您也可以就上面幾類，搭配您的活動屬性、作品內容、場地大小、人員動線規劃來進行企劃發想（由於魔法使初始的banner就是賢者及五位不同國家的魔法使，所以當時自己基本上就是鐵ㄌ心要找10個coser坐鎮五個國家發貼紙（乾）&如果有角色生日時間又這麼剛好對上的話非常適合辦生日企劃，縱使只是在會場內替角色簡單慶生、唱生日快樂歌切蛋糕，也是一件非常快樂的事情！
社團報名
在調查問卷中大概可以抓到社團攤主的數量，社團錄取的攤位數對於選擇的場地大小，會有滿直接的影響
是否已經決定好本次活動預計會招募多少社團，決定參展社團是透過抽選制？審核制？可以參考各個場次ONLY的作法
大會人員
若您有參加過任何系上成發、活動甚至是擔任工作人員，大概可以知道在舉辦一個活動時，一個組織會是如何運作，有哪些執掌，依照活動規模，人力需求可以拆分為前置作業人員，及實際活動（場佈、會場staff、撤場）當天執行的人力。
活動前幾個月~前幾週的前置期，這邊先簡單列，如場地設備租賃、設計排版、委託外包、網站管理、商品印刷、包裝、舞台企劃、經費管理、社團審核及聯絡等等，此階段大部分都還是以大量書信或是電話聯絡，可評估自己的能力及時間，適時尋找人手協助or親朋好友當諮詢對象（aka.不要一人埋頭苦做，因為往往會遺漏掉的魔鬼就藏在細節中）（過來人（幹
活動當天的人力，可以先在腦中就活動流程演練一遍。
假設作為參場的來賓，09：00抵達會場外，可能會碰到『引導人員』請你去等『領預售票』，
09：30開始會有社團陸陸續續『社團報到』，10：00一般入場可能會開始列隊，也開始『販售現場票』，
10：30終於進去會場，就會有人幫你『撕票、蓋手章』，你先去『coser報到區』的帳篷內整裝，整裝完去『本部放行李』，
買完本後去看了一下『大會週邊攤』，最後買到沒錢要去外面ATM，由『出口』的工作人員幫你確認手章後放行。
在『』裡面的流程都是需要staff協助的，而且還是沒有另外加其他企劃之類的人手ㄉ基本款
視各個崗位的需要，如果需要輪調、增快流程速度的話可能得排2~3人以上，也能夠依照活動流程，適時調派人手去其他的工作崗位，但務必要確保你的staff知道他們站這個崗位要做什麼，以及在之後可能需要去哪裡做什麼！
除了在腦內思考外，也很推薦可以去其他的only場，甚至是其他活動展覽，就近觀察活動規模，對應到的人員數量，大概會有什麼樣的位子，讓自己在招募時有個底，又或去１～２天的展覽型活動工讀生親自體驗。
把自己的總表與排程陸續填滿後，就差不多可以去各個關卡農素材了！
推薦使用工具來管理自己的排程（尤其我這種很容易忘東忘西的人....尤其是在後面隨著時間越來越接近，如果沒有記電話號碼習慣的人，請務必把各個廠商的電話給抄記在備忘錄，我就是那個被電話淹沒找不到廠商電話號碼，於是一通一通播出去然後道歉ㄉ人（幹）
Comments